Die Lösung
Sechs Bereiche, ein System
Alles, was ein Verein zum Kinder- und Jugendschutz nachweisen muss, an einem Ort — damit Schutz nicht davon abhängt, wer gerade Zeit hat.
Überblick
Das deckt SafeSport ab
Sechs Bereiche, jeder mit seiner eigenen Grundlage. Keiner davon ist ein Zusatzmodul.
Der Einstieg zeigt, was ansteht — nicht, was alles möglich wäre. Wer sich einmal in der Woche zehn Minuten Zeit nimmt, sieht auf einen Blick, ob etwas liegen geblieben ist.
Was ein Verein tatsächlich braucht, hängt von seiner Größe und seinem Verband ab. Die Bereiche greifen ineinander, lassen sich aber einzeln nutzen.
- MeldekanalHinSchG
- Ein vertraulicher Eingang für Hinweise — der Verein erfährt nicht, wer gemeldet hat —, mit den gesetzlichen Fristen für Bestätigung und Rückmeldung.
- Fallbearbeitungintern
- Vom Hinweis zum abgeschlossenen Vorgang: Zuständigkeiten, Anhörungen, Beweismittel, Maßnahmen — jeder Schritt dokumentiert.
- Führungszeugnisse§ 72a SGB VIII
- Erweiterte Führungszeugnisse einsehen und den Nachweis führen, ohne das Dokument selbst zu speichern.
- SchutzkonzepteVerbandsauflage
- Erstellen, versionieren und verbindlich in Kraft setzen — mit nachvollziehbarem Stand und dokumentierter Freigabe.
- SchulungsnachweiseVerbandsauflage
- Wer wurde wann geschult, und wann läuft es ab? Übungsleitende tragen ihre Nachweise selbst ein.
- Datenschutz und FristenDSGVO
- Auskunftsanfragen, Aufbewahrung und Löschung als eigene Vorgänge mit eigenen Fristen, die von selbst laufen.
Kernstück
Der Weg einer Meldung
Fünf Stationen vom Hinweis bis zur Rückmeldung. Die Fristen dazwischen stehen im Gesetz, nicht in unseren Geschäftsbedingungen.
Der Hinweis geht ein
Der Verein erfährt in keinem Fall, wer gemeldet hat. Wer ohne Konto meldet, hinterlässt gar keine Verbindung zur eigenen Person — dann ist allerdings auch keine Rückmeldung möglich. Wer mit Konto meldet, kann den Stand verfolgen und bleibt gegenüber dem Verein trotzdem anonym. Von welchem Anschluss eine Meldung kam, erfährt der Verein nie.
Eingang wird bestätigt
Innerhalb von sieben Tagen, wie es das Hinweisgeberschutzgesetz verlangt. Bei einer anonymen Meldung kann diese Bestätigung Sie nicht erreichen — die Frist läuft trotzdem und wird intern protokolliert.
Zuständigkeit wird gesetzt
Nur ausdrücklich benannte Personen sehen den Vorgang. Wer beteiligt oder befangen ist, bekommt keinen Zugriff — und jeder Zugriff wird protokolliert, auch der des Vorstands.
Der Fall wird bearbeitet
Anhörungen, Beweismittel und Maßnahmen werden am Vorgang dokumentiert. Der Fallinhalt ist mit einem eigenen Schlüssel verschlüsselt, der nur zu diesem Vorgang gehört.
Rückmeldung erfolgt
Die meldende Person erfährt, welche Folgemaßnahmen geplant oder ergriffen wurden und warum. Im Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes ist das vorgeschrieben (§ 17 Abs. 2), sonst halten wir uns freiwillig daran. Laufende Ermittlungen und die Rechte betroffener Personen begrenzen, was mitgeteilt werden darf.
Jeder Schritt steht am Vorgang: wann, durch wen, mit welchem Ergebnis. Das ist kein Protokoll für uns, sondern der Nachweis, den die bearbeitende Person selbst braucht, wenn ein Jahr später Fragen kommen.
Wer Zugriff hat, steht daneben — samt Grund. Ein Zugriff ohne Grund ist technisch nicht vorgesehen.
Der Meldeweg führt an keiner Person vorbei, die selbst betroffen sein könnte. Genau daran scheitern Meldungen in der Praxis am häufigsten.
§ 72a SGB VIII
Führungszeugnisse ohne Aktenordner
Der Nachweis muss geführt werden, das Dokument darf nicht bleiben. Beides gleichzeitig ist der eigentliche Trick.
Der übliche Weg
- Das Zeugnis wird kopiert und im Ordner abgelegt — obwohl der Inhalt gar nicht aufbewahrt werden darf.
- Wann welche Einsicht ablief, weiß nur, wer die Liste führt.
- Fällt diese Person aus, beginnt die Sammlung von vorn.
- Im Ernstfall lässt sich nicht belegen, dass eingesehen wurde.
Mit SafeSport
- Festgehalten wird nur, was § 72a Abs. 5 SGB VIII zulässt: dass eingesehen wurde, wann, durch wen — und ob eine einschlägige Verurteilung vorlag.
- Die Wiedervorlage erscheint rechtzeitig. Ein Führungszeugnis hat kein gesetzliches Ablaufdatum; wie oft erneut einzusehen ist, ergibt sich aus der Vereinbarung mit dem Jugendamt.
- Der Nachweis hängt an der Organisation, nicht an einer Person.
- Der Inhalt des Zeugnisses wird nie gespeichert.
Die Übersicht zeigt für jede Person, welcher Nachweis vorliegt und bis wann er gilt. Was fällig wird, hebt sich ab, bevor die Frist überschritten ist.
Der Inhalt des Führungszeugnisses steht nirgends darin — und genau das ist die Anforderung des Datenschutzrechts an Daten über Straftaten.
Umfang
Was ebenfalls dazugehört
Vier Bereiche, die selten im Vordergrund stehen und im Ernstfall den Unterschied machen.
Schutzkonzepte
Schulungsnachweise
Auskunft und Löschung
Notfallzugang
Grenzen
Was SafeSport nicht tut
Vier Zusagen, die wir lieber vorher nennen als hinterher erklären.
- 01
- Keine Bezahlfunktion im Meldeweg. Wer melden will, zahlt nie.
- 02
- Keine Werbe-Einbindung und keine Weitergabe von Daten an Dritte zu Analysezwecken.
- 03
- Keine Rechtsberatung: Welche Pflichten Ihren Verein konkret treffen, klären Sie mit fachkundiger Beratung.
- 04
- Kein Ersatz für Menschen: Ein Schutzkonzept wirkt durch die, die es leben.