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SafeSport
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Für Safe-Sport-Beauftragte

Sie tragen die schwierigsten Vorgänge im Verein

Meist ehrenamtlich, meist ohne Ausbildung dafür, und fast immer allein. SafeSport nimmt Ihnen die Entscheidung nicht ab — aber alles, was drumherum an Verwaltung hängt.

Ihr Arbeitsplatz

Was heute ansteht, steht oben

Kein Postfach, das überwacht werden muss. Keine Liste, die jemand pflegen müsste.

Offene Fristen, laufende Vorgänge und der Stand der Nachweise stehen auf einer Seite. Was fällig wird, hebt sich ab, bevor die Frist überschritten ist — nicht danach.

Jeder Vorgang trägt seine eigene Geschichte: wer wann was gesehen und entschieden hat. Das entlastet vor allem Sie, wenn ein Jahr später Fragen kommen.

SafeSport — Übersicht
Übersichtsseite: links die Navigation des Vereins, rechts der Stand der Nachweise als Zählkreise sowie eine Tabelle mit den Fristen dieser Woche.
Ansicht der Anwendung. Alle gezeigten Namen, Vorgänge und Fristen sind Beispieldaten.

Ablauf

Ein Vorgang von der Meldung bis zum Abschluss

Fünf Schritte. Die Entscheidungen treffen Sie; die Fristen und die Dokumentation laufen mit.

  1. Der Hinweis erscheint

    Neue Meldungen stehen auf Ihrer Übersicht, mit Eingangsdatum und laufender Frist. Sie müssen kein Postfach überwachen und nichts weiterleiten.

  2. Sie ordnen ein

    Zuständigkeit setzen, Vertraulichkeit prüfen, gegebenenfalls abgeben. Wer beteiligt oder befangen ist, bekommt keinen Zugriff — das ist keine Absprache, sondern technisch durchgesetzt.

  3. Sie arbeiten den Fall ab

    Anhörungen, Beweismittel, Maßnahmen: Jeder Schritt wird am Vorgang festgehalten, mit Zeitpunkt und handelnder Person. Sie müssen nichts nebenher notieren.

  4. Sie melden zurück

    Die Rückmeldefrist läuft sichtbar mit. Was Sie zurückmelden, entscheiden Sie — dass Sie es fristgerecht tun, erinnert das System.

  5. Der Vorgang wird geschlossen

    Mit Ergebnis, Begründung und Aufbewahrungsfrist. Was gelöscht werden muss, wird gelöscht; der Nachweis, dass ordentlich gearbeitet wurde, bleibt.

Vertraulichkeit

Wer was sieht — und wer nicht

Vertraulichkeit, die auf Zuruf beruht, ist keine. Deshalb ist sie hier technisch durchgesetzt und nicht vereinbart.

Was Sie sehen

  • Alle Vorgänge, für die Sie zuständig gesetzt sind — vollständig, mit Verlauf.
  • Offene Fristen des Vereins und was diese Woche ansteht.
  • Den Stand der Nachweise: wer geschult ist, welche Einsicht fällig wird.
  • Ihr eigenes Zugriffsprotokoll — auch Sie können nachsehen, was Sie getan haben.

Was andere nicht sehen

  • Der Vorstand hat keinen automatischen Zugriff auf Fallinhalte.
  • Kolleginnen und Kollegen ohne Zuständigkeit sehen den Vorgang nicht — auch nicht, dass es ihn gibt.
  • Der Betreiber der Plattform liest keine Fallinhalte; sie sind je Vorgang verschlüsselt.
  • Niemand greift unbemerkt zu: Jeder Zugriff steht im Protokoll, bevor er wirkt.

Auch Ihre eigenen Zugriffe stehen im Protokoll. Das ist kein Misstrauen Ihnen gegenüber — es ist der Grund, warum Sie belegen können, korrekt gehandelt zu haben.

Die unangenehmen Fälle

Was ist, wenn …

Vier Situationen, die in der Praxis vorkommen und über die selten jemand vorher spricht.

Was, wenn ich selbst befangen bin?
Dann geben Sie den Vorgang ab, und der Zugriff endet für Sie. Das ist der Normalfall, kein Versagen — in einem Verein kennt man sich, und Befangenheit ist eher die Regel als die Ausnahme. Wichtig ist nur, dass sie erkannt und dokumentiert wird.
Was, wenn im Notfall jemand an einen Vorgang muss?
Dafür gibt es einen Ausnahmezugang: vorab protokolliert, zeitlich begrenzt und nur im Zusammenwirken mehrerer Personen. Der Protokolleintrag entsteht, BEVOR der Zugriff möglich wird — ein stiller Zugriff ist nicht vorgesehen.
Was, wenn eine meldende Person lieber extern meldet?
Bei Meldungen im Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes steht ihr die Wahl zwischen internem und externem Weg frei (§ 7 Abs. 1 HinSchG); Benachteiligungen wegen einer berechtigten Meldung sind verboten (§§ 33, 36 HinSchG). Der interne Weg schließt den externen nie aus — ihn als einzigen darzustellen, wäre falsch und im Zweifel rechtswidrig.
Was, wenn ich aufhöre?
Der Nachweis hängt an der Organisation, nicht an Ihnen. Ihre Nachfolge übernimmt die Vorgänge mit ihrem vollständigen Verlauf — niemand muss rekonstruieren, was in Ihrem Kopf oder Ihrem Ordner war.